«Знать базовые правила, используемые во время деловой коммуникации»

25 февраля 2020 года в Российском новом университете (РосНОУ) состоялась встреча студентов с одним из авторов книги «Эффективная бизнес-коммуникация. “Волшебные таблетки” для деловых людей», доктором филологических наук Ларисой Васильевной Селезнёвой.

Книга была выпущена в 2019 году издательством «Эксмо» и номинирована читателями на премию бизнес-литературы «Деловая книга года».

Встречу организовала доцент кафедры русского языка и издательского дела Института гуманитарных технологий РосНОУ Марина Юрьевна Антропова в рамках научного проекта «Учёные мира — студентам РосНОУ».

Лариса Васильевна рассказала студентам о решении создать книгу и востребованности поднятых в ней проблем.

Вместе с Ольгой Северской мы создали нашу книгу под эгидой «Тотального диктанта». Идея книги долго витала вокруг нас, так как мы не только занимаемся наукой и преподавательской деятельностью, но и проводим тренинги в разных компаниях. У бизнес-сообщества возникает много вопросов: как правильно коммуницировать, как вести деловую переписку, как построить деловую репутацию. Также нас интересует возрастание роли межличностной и межкультурной коммуникации в обществе. Мы решили ответить на все эти вопросы, выпустив книгу.

Лариса Васильевна Селезнёва

доктор филологических наук

Книга состоит из двух частей: первая посвящена устной деловой речи, вторая представляет собой руководство по письменной речи. Вместе со студентами Лариса Васильевна разобрала наиболее распространённые ошибки, которые встречаются в деловых переписках.

Ошибки возникают из-за недостаточной компетентности адресата и адресанта. Поэтому нужно знать базовые правила, используемые во время деловой письменной коммуникации. Обращаясь к кому-то, стоит писать «Вы» с большой буквы, при приветствии употреблять «Уважаемый Анатолий Сергеевич!» вместо «Здравствуйте/добрый день/добрый вечер, Анатолий Сергеевич!», упоминание времени суток пришло из устной речи. Не связывайте абзацы союзом «также» и всегда используйте прямой порядок слов. В конце письма можно добавить «С надеждой на дальнейшее сотрудничество…». Старайтесь соблюдать статусно-ролевой характер переписки, используя формулу «разрешите + перформатив»: «разрешите обратиться», «разрешите попросить».

Среди проблем, которые возникают во время деловой переписки, Лариса Васильевна назвала «канцелярский вирус» — использование канцеляризмов и «мимишность» — использование уменьшительно-ласкательных форм слов, например, «договорчик», «окошечко», «человечек» и так далее.

Избегайте гипервежливости: вместо «Можно, пожалуйста, присесть?» будет вполне достаточно «Разрешите присесть» или «Могу ли я присесть?». Не используйте слово «пожалуйста» вместе со словами, имеющими приставку «под»: вместо «подскажите, пожалуйста» употребите «скажите, пожалуйста». Не используйте заштампованные словосочетания: выражение «В смысле?» или «Я вас услышал» могут задеть собеседника или быть им неправильно восприняты. Будет правильнее сказать: «Что Вы имели в виду?» и «Да, я Вас понимаю, я подумаю». Говоря что-либо своему собеседнику, всегда договаривайте словосочетание до конца: вместо «Доброе!» — «Доброе утро», вместо «Приятного!» — «Приятного аппетита!».

Правильно используйте индивидуальное обращение. Если вы используете слово «уважаемый», то после него идёт имя и отчество человека, или, если вы не знаете отчества, только имя. Если вам известна только фамилия человека, то перед ней употребите «господин». Примеры: «Уважаемый Иван!», «Уважаемая Лариса Васильевна!», «Уважаемый г-н Сидоров!». Использование «Уважаемый Иван Сидоров!», «Господин А. П. Сидоров!» недопустимо.

Лариса Васильевна рассказала, что во время общения с собеседником нужно помнить о принципе кооперации английского учёного-коммуникативиста Герберта Грайса. Согласно этому принципу, общение должны быть построено на четырёх максимах. Максима полноты информации гласит, что письмо должно содержать не больше и не меньше той информации, которая требуется. Максима качества информации призывает не использовать непроверенных фактов, максима релевантности означает, что во время построения диалога нельзя уклоняться от темы, высказывание должно касаться только сути дела. И последняя, четвёртая, максима заключается в том, что выражать свои мысли нужно ясно, последовательно и избегать двусмысленности.

Речевое поведение может повысить вашу репутацию, сделать профессиональную деятельность более эффективной и полезной, расширить круг ваших партнёров. Я желаю вам успешной коммуникации и достижения ваших целей!