Как не довериться монстру под названием «цифровая трансформация»?

Применение информационных технологий в образовательном процессе всегда было в центре внимания Российского нового университета (РосНОУ). Университет в числе первых российских вузов получил лицензию на ведение образовательной деятельности в дистанционном формате. Для развития образовательных технологий университет объединяется в консорциумы с вузами и научными центрами, а в скором времени в РосНОУ создадут Департамент цифровой трансформации.

О задачах новой структуры, об информационных технологиях как ресурсе развития вуза, их влиянии на всю цепочку рабочих процессов, а также о сути деятельности служб информатизации рассказывает Дмитрий Растягаев, проректор по информационным технологиям РосНОУ.

— Дмитрий Владимирович, что такое цифровая трансформация?

— В наше время это довольно популярное словосочетание, обозначающее процесс интеграции цифровых технологий во все аспекты бизнес-деятельности, внесение коренных изменений в культуру, операции и принципы создания новых продуктов и услуг. Суть в том, чтобы, используя современные информационные технологии, преобразовать рабочие процессы и повысить эффективность работы с информацией, а через неё — эффективность работы организации.

Цифровая трансформация касается различных отраслей экономики, здравоохранения, образования. Её цель — путём обработки информации дать импульс решению производственных задач. Трансформация означает постепенный отказ от устаревших технологий, обслуживание которых может дорого обходиться организациям, а также изменение культуры, которая теперь должна поддерживать ускорение процессов.

— С чего начинался и как проходил переход РосНОУ к новым технологиям?

— Сначала это была обычная почта, по которой студентам для освоения материала рассылались соответствующие кейсы с учебными материалами. Потом появилась электронная почта, системы разного рода видеконференцсвязи. По мере накопления массивов информации, развития веб-технологий дистанционное образование стало активно развиваться, начали появляться современные инструменты обмена информацией и доставки студентам учебного контента.

— Недавно руководство университета предложило создать департамент цифровой трансформации. Какие задачи перед ним поставлены?

— Перед новым подразделением ставится задача ускорить внедрение новых цифровых технологий при развитии электронной информационно-образовательной среды вуза, совершенствовать компьютерную базу и образовательный процесс в компьютерных классах, создавать и улучшать учебные курсы, привлекать новых преподавателей, способных вести занятия на современном уровне.

Кроме того, ставится задача, аналогичная той, что поставлена на уровне государства: развить компетенции цифровой трансформации у студентов всех направлений подготовки. Сейчас, например, мы взаимодействуем с университетом «Иннополис». Он реализует федеральный проект «Кадры для цифровой экономики», нам предложено вступить в организованный на базе этого вуза опорный центр по направлению «Цифровая экономика». Для внедрения цифровой трансформации в профильные дисциплины своих образовательных программ нам необходимо переработать их соответствующим образом, организовать курсы повышения квалификации для преподавателей.

— Как трансформировались задачи вашего подразделения?

— В течение последних двух лет наша небольшая команда разработчиков провела объёмную работу, чтобы эффективнее выстроить необходимые производственные процессы. Когда мир вошёл в эру пандемии, наш вуз смог в кратчайшие сроки перейти на удалённый режим работы и обучения. Сегодня стоят задачи, связанные с цифровой трансформацией не только собственно образовательного процесса, но и управления им (учёт студентов, их успеваемости, их сопровождение от абитуриентов до выпускников). Мы помогаем деканатам РосНОУ работать со студентами, занимаемся проектированием, адаптацией и внедрением информационных систем в работу со студенческим, профессорско-преподавательским составами и отдельными подразделениями вуза (бухгалтерия, отдел кадров и другие службы). Основная цель — интегрировать существующее множество различных информационных систем, подчас представляющих лоскутное одеяло, в единую систему. То есть, на базе единой системы авторизации дать возможность пользователям работать с различными системами: накапливать информацию, выводить её, взаимодействовать с контрагентами.

— В любой работе есть человеческий фактор. Цифровизация увеличивает или уменьшает количество ошибок?

— Несмотря на то, что в рамках цифровых преобразований мы пытаемся уменьшить определённую рутинную работу отдельного сотрудника, человеческий фактор продолжает действовать. Кроме того, любая новая технология в неумелых руках может оказаться не плюсом, а минусом. Информация позволяет автоматизировать производственные процессы. А если я ошибся или выбрал неверный алгоритм? На его основании я автоматически приму неверное решение. Доверившись цифровому монстру, я буду предполагать, что у меня всё хорошо, при этом двигаться в неверном направлении.

Например, во время приёмной кампании абитуриенты могут неправильно заполнить форму. Создать идеальный алгоритм, который исключал бы разного рода ошибки и привёл бы абитуриента из пункта «А» в пункт «Б», очень сложно. Мы сделали алгоритм, запустили его, он действует, в процессе всё вроде бы замечательно, а в самом конце может вскрыться ошибка.

В очном режиме подобные ошибки проще исправить. Но, в целом, всё зависит от квалификации конкретного сотрудника. Если она высока, то позволяет исключить многие ошибки или относительно быстро их исправить. В любом случае важно обучать пользователя работе в системе.

— На это у вас уходит много ресурсов?

— На это у меня ресурсов не хватает. Отсюда и возникают многие проблемы. С формальной точки зрения, цифровизация направлена на то, чтобы уменьшить бумажный документооборот, в идеале — всё перевести в цифру и с помощью разного рода алгоритмов использовать накопленную информацию для принятия решений, автоматизации процессов. Но, несмотря на стремление к безбумажному обороту, количество бумаг не сокращается.

Плюсы цифровизации в том, что накопленная информация даёт больше возможностей для того чтобы принимать решения, просчитывать их последствия. Информационные технологии позволяют организовать процесс распределённым образом. Работа в период пандемии показала, что многие вопросы можно решать в удалённом режиме.

Недавно стартовала приёмная кампания. Мы ввели новый личный кабинет абитуриента и собираемся провести приём документов в основном в удалённом формате.

Оборотная сторона цифровизации — возросшая проблема безопасности. У вас накапливается много персональных данных, это может привлечь внимание злоумышленников. Понятно, что утечки происходят не из вузовских баз данных, но вопрос безопасности хранения персональной и другой информации актуален.

— Как информатизация отражается на управлении вузом?

— В идеале она должна отражаться положительно. Но в жизни не всегда так. Здесь у нас широкое поле деятельности. Необходимо закончить работу по интеграции систем, тогда доступ руководящего состава, сотрудников подразделений к информации из различных источников повысит управляемость вузом. Удобнее получить информацию по любому вопросу в информационной системе, чем идти с бумагами. Например, студенту-отличнику надо получить скидку — электронный документооборот помогает упростить процессы оформления, формирования приказа, проведения скидки.

— У вуза объёмная отчётность, помогает ли информатизация её вести?

— Помогает. Например, загрузка данных в Федеральную службу по надзору в сфере образования и науки. Если накоплена информация о студентах, которую хранит вуз, то всегда можно сформировать необходимую таблицу для загрузки из системы. Мы используем информационную систему управления учебным процессом на базе продукта «1С: Университет».

Когда Минобрнауки или Рособрнадзор вносят изменения в форму отчёта, для автоматической выгрузки нужно будет применять обновлённую форму. То есть вносить изменения в программу, а это всегда требует дополнительных ресурсов. Но если задним числом меняются требования к формату и объёму передаваемой информации, бывает что и никакая информационная система не может помочь.

К сожалению, выпускаемые требования и изменения в нормативных актах не всегда последовательны. Мы вынуждены эти изменения (например, в организации учебного процесса) отслеживать и вносить в информационные системы. Иногда такие требования поступают в последний момент. Это касается и данных, хранящихся или формируемых в наших информационных системах, алгоритмов обработки информации, формирования отчетов. Поэтому приходится многое переделывать.

— Какие системы использует РосНОУ? Они базируются на отечественных или зарубежных решениях?

— У нас много систем. В наши дни все мы пользуемся Microsoft Office, работаем на Microsoft Windows в качестве операционной системы. Различное ПО используется для обучения. Справочно-правовые системы «Консультант Плюс» и «Гарант» для знакомства с законами и правовыми актами, Microsoft Visual Studio — для программирования, есть программы для обучения бухучёту, финансовым дисциплинам и другое ПО.

В качестве основных систем для управления вузом мы используем платформу «1С: Предприятие» в различных конфигурациях: для управления учебным процессом — «1С: Университет», для учёта хозяйственных операций и финансовых средств — «1С: Бухгалтерия», для управления кадрами — «1С: Зарплата и управление персоналом».

Ко всему прочему, у нас есть ресурсы, основанные на использовании свободно распространяемого программного обеспечения, тот же самый Moodle — система дистанционного обучения. Через эту систему мы обучаем заочников, студентов очно-заочной формы обучения. Но какую систему мы бы изначально ни рассматривали, она всегда требует доработок под нужды вуза.

— Часто ли приходится переходить на новые информационные системы?

— Регулярно. Информационные технологии развиваются, появляются более мощные инструменты работы с данными, обработки и анализа информации. Наша задача — не потерять накопленную в старой системе информацию, обучиться новому функционалу, а главное — обучить других.

— Как обучаете персонал?

— Проводим занятия по ознакомлению с новыми решениями. Правда, собрать всех специалистов в одно время сложно. К тому же, за ограниченное время занятия можно успеть сообщить только общие вещи. Работа с каждым сотрудником происходит на конкретном рабочем месте, и здесь многое зависит от базового опыта пользователя в области информационных технологий.

— Вы не только возглавляете службу информатизации, но и преподаёте. Используете цифровые технологии?

— Конечно! Я веду курс «Администрирование информационных систем». Программа курса одна для разных форм обучения, но количество часов контактной работы в рамках программы курса для студентов очно-заочной и заочной форм меньше. При использовании электронного обучения я могу вынести освоение части материала в виде электронных ресурсов, разместить электронные тесты для контроля освоения программы. Применение наших информационных сетей позволяет студентам подключаться к удалённому рабочему столу со своего компьютера, к виртуальной машине на нашем сервере и выполнять практические задания. Опыт проведения занятий с использованием информационных технологий за прошедшие периоды пандемии существенно увеличился.

— Не мешает ли преподавание работе, связанной непосредственно с информатизацией?

— Нет. Педагогическая нагрузка у меня не столь велика. Но дело даже не в этом. В каком-то смысле нужно самому иметь представление об образовательном процессе, чтобы лучше его понимать, а не только со стороны автоматизировать.

— Вы преподаёте в РосНОУ почти с самого основания университета. Как изменились студенты? Что бы вы отметили?

— Базовая подготовка в школах раньше была лучше, чем сейчас. Те же информационные технологии в каком-то смысле играют не на пользу образованию. Постоянный доступ к разнообразной информации через интернет демотивирует студентов с точки зрения обучения. Но это вовсе не означает, что сегодня они плохие или среди них нет талантливых. Те, кого я учил в начале 2000-х, сейчас работают и в IT, и в других сферах — инженерами, системными администраторами, программистами и даже руководителями. Кто-то пришёл работать к нам и занимается разработкой информационных систем.

— Вы получили специальность «Прикладная математика и физика» в МФТИ. Почему занялись информационными технологиями?

— Я пришёл в РосНОУ преподавать. Со временем возникла задача начать компьютеризацию вуза, мы с коллегами её начали и провели. Потом в 1999 году был основан факультет информационных систем и компьютерных технологий. Потом наступил новый век, мы переехали в новое здание на улице Радио, и появились новые задачи в области информатизации.

— Растёт ли спрос на специальности, связанные с информационными технологиями?

— Они пользуются достаточно устойчивой популярностью. В Российском новом университете такие направления подготовки есть и в среднем профессиональном образовании, и в бакалавриате, и в магистратуре и даже в аспирантуре.

— Как изменилось отношение к частному вузу за 30 лет?

— Как только частное образование появилось в нашей стране, оно было в диковинку и вызывало настороженное отношение. Такое отношение встречается иногда и сейчас. В начале 1990 годов частные вузы активно развивались, их количество росло. Может, это не всегда шло на пользу образовательному процессу и качеству выпускников.

В последние десять лет государство пытается, на мой взгляд, во многом зарегулировать эту сферу, ужесточаются требования, работа частного вуза усложняется, есть отсечение от получения госзаказа. Процессы регулируются, а ресурсы не выделяются. Частные вузы это очень сильно ощущают.

— Какие у вас пожелания университету по случаю 30-летия?

— Развиваться, осваивать новые направления и специальности, провести ту же цифровую трансформацию без ущерба для себя. Встретить 50-летие!